« Quelle est la première chose que vous faites en vous connectant le matin ? »

L’email est l’outil de communication prépondérant dans nos activités professionnelles quotidiennes.

L’abondance des messages à un effet pervers sur le salarié. 43 % des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes et 31 % avouent être distraits dans leur travail. (Créfac)

La volumétrie des mais reçus par jour peut générer un certain stress associé à un comportement quasi-compulsif. On appelle cela la « mailingite » ou le « mailisme ».

Quelques chiffres en France

Un internaute français reçoit en moyenne 39 e-mails par jour.
(ContactLab, 2011, base déclarative)

Les internautes français ont en moyenne 2,1 adresses e-mail.
(Etude SNCD – EMA B2C 2015.)

Selon les moments et selon les mesures, le spam représente entre 55 et 95 % du trafic total de l’e-mail. La majeure partie (près de 90%) est filtrée en amont par les outils anti-spam des messageries et est donc invisible aux yeux des internautes (elle n’apparaît donc pas dans le dossier Indésirables). (sources Vade Retro, Altospam, Signal Spam).

Le mobile est désormais est le moyen privilégié pour consulter les e-mails (48 %). Viennent ensuite le webmail (30 %) et logiciel de messagerie (22 %). (Return Path – mars 2015)

Ce que pensent les internautes français de l’e-mail

59 % utilisent plus souvent l’e-mail que le courrier traditionnel
64 % écrivent plus souvent depuis qu’ils utilisent l’e-mail
66 % estiment que par rapport au courrier postal le texte des e-mails est plus court
73 % estiment que par rapport au courrier postal l’e-mail est plus familier
85 % demandent en premier aux nouvelles connaissances leur e-mail
Taylor Nelson/Sofres pour MSN – janvier 2003

Dans le contexte professionnel :

88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur. Seuls 12 messages sont identifiés par les usagers comme étant du spam (Radicati Group, mars 2015).

Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie – 5,6 heures en France (étude Adobe, août 2015).

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Pour votre quotidien, quelques conseils pour gagner en efficacité et pour retrouver une certaine sérénité

1. Limitez la « mailingite » – qui consiste à vérifier plusieurs dizaines de fois par jour sa boite de réception – en désactivant l’alerte visuelle ou auditive à l’arrivée d’un nouvel e-mail et en se fixant 3 voire 4 créneaux de consultation d’e-mails dans la journée. Vous serez plus efficace dans la gestion quotidienne de votre temps. Vous restez concentrer sur vos missions, sur vos projets.

2. Mettre en place des règles de filtrage automatiques afin de classer certains messages dans des dossiers prédéfinis comme « projet en cours », « à lire », « veille concurrentielle », « abonnement presse »,
« newsletter » … Vous pourrez ainsi traiter le moment venu, vos e-mails par ordre de priorité.

3. Consultez et lisez vos e-mails en fonction du temps que vous avez. En visualisant l’expéditeur, l’objet et les premières lignes du message, cela vous permettra de sélectionner ceux que vous pouvez traiter rapidement ou au contraire, ceux qui vont vous demander plus de temps.

4. Traitez vos e-mails avec organisation : en répondant immédiatement à ceux qui se traitent en moins de 2 minutes, en transférant sur votre liste de tâches les e-mails qui demandent une recherche ou une autre ressource, en archivant ou en supprimant les mails en fonction de leur contenu.

5. Enfin, si vous recevez un e-mail qui provoque chez vous une charge émotionnelle, ne répondez surtout pas à chaud et attendez d’être plus calme afin de répondre de manière posée et factuelle.

En conclusion :

Informez et Encouragez les personnes avec qui vous travaillez de mettre des règles simples et efficaces de type :

1 e-mail = 1 seul sujet / 1 e-mail = 1 objet précis.

En fin de journée, tentez d’avoir une boîte de réception presque vide !